W tym artykule przybliżymy Ci kolejne dobre praktyki związane z pisaniem maili. Jeżeli ich chcesz poznać więcej zapraszamy do pierwszego artykułu z serii.

Dobre praktyki

Pogrubienie tekstu

Jak już pewnie udało Ci się zauważyć, w pierwszym artykule z serii, a także innych na naszej stronie niektóre słowa lub zdania są napisane pogrubioną czcionką. Ma to na celu zwrócenie uwagi na najważniejsze kwestie.

Podobnie jest podczas pisania maili, informacje najważniejsze, a także pytania, na które potrzebujesz konkretnej odpowiedzi lub wezwania do działania (Call to Action – typu: zadzwoń do mnie w tej sprawie jutro o 9:00) dobrze jest pogrubić.

Trzeba uważać na to, żeby nie przesadzić. Podobnie jak w akapicie odnośnie ilości tekstu, jeśli pogrubionych części będzie zbyt dużo, czytelnikowi może odechcieć się zapoznawania się z treścią, bo wizualnie tekst będzie się “ciężko prezentował”. Podczas czytania maila po raz drugi i minimalizowania ilości jego treści, warto wybrać fragmenty, które ostatecznie chcemy pogrubić.

Temat maila

Bardzo ważnym elementem jest sam temat maila. W pracy, w każdej organizacji każdy ma bardzo dużo maili na swojej skrzynce. Niejednokrotnie jest tak, że trzeba wybrać, które maile na pewno musimy przeczytać, a które mają niższy priorytet. Podczas wymyślania tytułu maila i jego nadawania mamy bardzo trudne zadanie. Tu leży największe prawdopodobieństwo, że jeśli napiszemy go źle, to nikt go nie odczyta.

Temat powinien być chwytliwy i zwracać na siebie uwagę. Pamiętaj, że swoim tematem musisz się wyróżnić. Nawet jeśli kogoś już bardzo dobrze znasz i współpracujesz z nim wielokrotnie, gdy napiszesz mało rzucający się w oczy temat maila, ktoś może go przeoczyć. Wtedy trzeba maila wysłać jeszcze raz lub “podbijać temat”, co znacznie wydłuża cały proces załatwiania danej sprawy.

Ze swojej strony polecam temat napisać dopiero na końcu wiadomości, po poprawieniu i ostatecznym przeanalizowaniu jej treści. Wtedy wiemy już, co dokładnie zawarliśmy w naszym mailu i możemy dobrać temat w sposób pozwalający na jak najdokładniejsze odwołanie się do treści maila, ale też do nadanie mu ciekawego wydźwięku nawiązującego do treści.

W temacie należy też nadać jasne przesłanie, które niesie za sobą załączona wiadomość. Zobacz na przykład:

• Zaproszenie
• Zaproszenie do wystąpienia w czerwcowym webinarze – Szkolna Giełda Pracy

Ten drugi temat pochodzi z jednego z naszych maili. Jasno określa o co chodzi, a także z ramienia jakiej organizacji piszemy. Trudno, żeby ktoś, kto ma 1000 innych spraw na głowie pamiętał kim jest jakiś Jakub. Natomiast nazwę organizacji, która była wcześniej przedstawiana, dużo łatwiej sobie przypomnieć.

Pewnie zapytasz – A gdzie tu chwytliwość? – To był mail w nawiązaniu do rozmowy kilka dni wcześniej. Na jednej z konferencji udało nam się porozmawiać i wstępnie ustalić zainteresowanie zrealizowaniem wspólnego webinarium, więc tu element chwytliwości miała pełnić nazwa organizacji, którą adresat powinien pamiętać, a także słowo “Zaproszenie”, które w miły sposób zachęca do sprawdzenia wiadomości, w celu nawiązania współpracy.

Ciekawym pomysłem jest także dodać jakiś emotikon w treści tematu, wtedy dużo łatwiej rzuca się on w oczy na tle innych tematów maili. Trzeba też jednak wyczuć, kiedy go dodać. Przy oficjalnych mailach może to nie być najlepszym pomysłem (chociaż to też zależy od dystansu odbiorcy).

Załączniki

Na pewno wiele razy musiałeś/musiałaś dodać do swojego maila załączniki. Zawsze kiedy to robimy, należy wspomnieć o nich w treści maila, tak by osoba czytająca nie bała się ich otworzyć.

Załącznik opisujemy krótko i zwięźle, dając informacje co to za plik/link, do czego on jest i co się w nim znajduje. Załączniki mają za zadanie oszczędzić nam pisania długiego maila, więc np. do maila z ofertą nawiązania współpracy możemy dodać prezentację o naszym projekcie/firmie etc., zamiast pisać wielki blok tekstu. Żeby jednak ktoś nie bał się go otworzyć, opis w jednym akapicie co załączasz i po co. Najlepiej w jednym zdaniu.

Bardzo dobrze widziane jest także personalizowanie nazwy pliku lub całego pliku przed wysłaniem. Przykładowo, jeśli chcę, żeby mój projekt nawiązał współpracę z SzGP i w mailu przesyłam prezentację opisującą moje działania, warto zmienić nazwę:

prezentacja-moj-projekt.pdf → prezentacja-moj-projekt-szgp.pdf

zajmuje to dosłownie chwilę, a zawsze jest dobrze odbierane i pokazuje nasz profesjonalizm. Nie za każdym razem mamy jednak taką możliwość.

Nawiązanie do rozmowy/spotkania

Jeśli miałeś/miałaś okazję porozmawiać z adresatem swojej wiadomości na żywo lub przez telefon, warto dodać o tym informację w mailu. Przypominasz się odbiorcy i tym samym pokazujesz swoją “prawdziwość” zwiększając jego zaufanie. 

Jeśli chcesz coś załatwić po rozmowie na żywo drogą mailową, najlepiej maila wysłać do tygodnia od zdarzenia, wtedy wszystkie informacje są “na świeżo”. Poniżej przykład takiego nawiązania do rozmowy:

UDW – Ukryte do wiadomości

Funkcją, z którą na pewno należy się zapoznać jest UDW, czyli inaczej “ukryte do wiadomości”. Dzięki niej możemy uniemożliwić adresatom sprawdzenie, do kogo jeszcze wysłaliśmy naszą wiadomość. Aby skorzystać z UDW podczas wpisywania adresów mailowych odbiorców musimy kliknąć na znaczek “UDW”, a następnie wpisać adresy, które chcemy ukryć.

Możemy wybierać, które adresy chcemy ukryć w ramach jednej wiadomości, a które nie (jak na obrazku poniżej, jednocześnie DW i UDW). Jest to bardzo przydatne, jeśli nie chcesz mieć problemów związanych z RODO i gdy wysyłasz zapytanie ofertowe/propozycję współpracy do wielu organizacji.

Sprawdzanie poprawności maila

Jak już pisałem w poprzednich akapitach, maila przed wysłaniem należy przeczytać. Najlepiej zrobić to 2 razy! Za pierwszym razem edytujesz treść maila, żeby tą samą treść zawrzeć w jak najmniejszej ilości tekstu, a także zaznaczasz części, które chcesz pogrubić, pamiętaj też o poprawieniu błędów ortograficznych i składni, czy Pan/Pani z małych liter. Za drugim razem czytasz “na szybko” treść całego maila ciągiem, żeby wyłapać czy jest zrozumiały.

W ten sposób nie musisz pisać maili na brudno, a ich jakość jest na bardzo wysokim poziomie. Oczywiście z praktyką pisanie dobrych maili będzie Ci przychodziło coraz łatwiej!

Odpowiadanie na pytania w mailu

Kolejną dobrą praktyką jest wklejanie zadanych pytań do treści Twojego maila, w którym na nie odpowiadasz.

Jeśli ktoś zadał Ci pytanie w mailu, a szczególnie kilka pytań, to warto kopiować te pytania i wklejać do wiadomości, żeby czytający wiedział na co mu odpowiadasz. Osoba czytająca nie będzie musiała wtedy wracać do poprzednich maili w konwersacji i “wybijać się z rytmu”, tylko wszystko ma na “jednym ekranie”. To samo tyczy się nie tylko pytań, ale też sytuacji, w których chesz się odnieść do poprzedniego wątku. Poniżej przykład:

Dodawanie znaczników w mailu

Jeśli w mailu poruszasz wiele kwestii, oprócz standardowego dzielenia na akapity, dobrze jest także używać jakiejś formy znaczników. Pozwoli to na jeszcze lepsze oddzielenie wizualne poszczególnych kwestii, a także ułatwi odnoszenie się do treści maila osobie, która będzie na niego odpowiadała.

Możesz do tego użyć przykładowo: “1)”, “1.”, “–”, itp. Poniżej przykład napisanego na potrzeby tekstu maila, który wykorzystuje znaczniki.

Wtedy na poszczególne tematy można odpowiadać: Odnośnie “1.” – […], lub w sposób podobny. To bardzo ułatwia sprawę!

Podsumowanie

To by było na tyle z podstawowych rad, dotyczących pisania maili. Mam nadzieję, że artykuł był dla Ciebie pomocny. Wiele z przytoczonych rad jest na pierwszy rzut oka dość oczywista, ale wierz mi, ludzie czesto ich nie stosują i zdarza się, że nawet osoby, które zajmują poważne stanowiska biznesowe w dużych firmach piszą tragiczne maile! Ważne, by wracać od czasu do czasu do “dobrych praktyk” i przypominać je sobie.

Poniżej znajdziesz punkty, z tematami, które warto zgłębić, jeśli chcesz rozszerzyć swoją wiedzę. Może za jakiś czas pojawi się kolejna część serii, w której opiszemy je trochę szerzej;)

• Nadawanie wiadomościom etykiet w poczcie
• Porządkowanie maili (SPAM, Oferty itd.)
• Automatyzacja maila (np. wiadomość o urlopie)
• Stopka w mailu
• Zdjęcie i podpis w mailu

Przeczytałeś artykuł? Pomóż nam się rozwijać i wypełnij ankietę!